Politique de confidentialité

Tous les mots en gras sont spécifiquement définis comme suit :

Proposant(s) : Toutes les références au proposant dans la présente police désignent une personne physique ou morale qui demande une garantie d’assurance en signant une proposition d’assurance soumise à Groupe d’assurance South Western par l’intermédiaire d’un courtier indépendant. Le proposant fournit des renseignements personnels, financiers et relatifs aux risques nécessaires à Groupe d’assurance South Western pour évaluer l’admissibilité et les conditions de la garantie. Le proposant aura signé un consentement autorisant le traitement de ses renseignements personnels.

Courtiers : Toutes les références aux courtiers dans la présente police se rapportent à des courtiers indépendants qui sollicitent une garantie d’assurance auprès d’une compagnie sous l’égide de Groupe d’assurance South Western. Les courtiers mentionnés ici ne sont pas employés par Groupe d’assurance South Western ou l’une de ses sociétés affiliées.

Assuré : Toute personne physique ou morale couverte par une police d’assurance émise par Groupe d’assurance South Western.

Renseignements personnels : Tout renseignement permettant d’identifier personnellement un assuré ou un proposant est considéré comme un renseignement personnel et sera traité conformément à la présente politique de confidentialité.

Groupe d’assurance South Western ne recueille, n’utilise et ne divulgue les renseignements personnels que vous avez fournis dans votre formulaire de proposition d’assurance qu’aux fins suivantes :

• Offrir et fournir des produits d’assurance et des produits et services connexes.
• Vérifier l’identité et l’exactitude des renseignements personnels auprès d’organismes gouvernementaux, d’associations sectorielles ou d’autres assureurs.
• Analyser, évaluer et souscrire des risques sur une base prudente.
• Enquêter sur les réclamations et les régler.
• Détecter et prévenir la fraude ou d’autres activités illégales.
• Établir des statistiques.
• Se conformer aux lois ou aux demandes des organismes chargés de l’application de la loi ou des autorités de réglementation.

Dans la présente politique de confidentialité, la liste ci-dessus des finalités identifiées est appelée « finalités identifiées »

Vous fournissez des renseignements en remplissant nos formulaires de proposition d’assurance, y compris des détails spécifiques au type d’assurance demandé. Au cours du processus de souscription, nous pouvons vous demander des renseignements personnels supplémentaires ou des documents de vérification afin d’assurer une évaluation précise du risque et la tarification de la police. Nous pouvons également recueillir des renseignements supplémentaires par l’intermédiaire de tiers tels que les agences d’évaluation du crédit, les archives publiques ou les bases de données sectorielles.

Les catégories de personnes au sein de Groupe d’assurance South Western ayant accès aux renseignements personnels d’un proposant ou d’un assuré comprennent les souscripteurs, les professionnels de l’informatique et les gestionnaires de réclamations employés par Groupe d’assurance South Western.

Groupe d’assurance South Western s’appuie sur les actions suivantes des courtiers référents pour indiquer le consentement d’un proposant ou d’un assuré à nos pratiques en matière de renseignements personnels :

• Le courtier a volontairement demandé des renseignements personnels à un proposant dans le but d’acquérir un contrat d’assurance ou un service ou produit connexe.
• Le courtier obtient le consentement explicite ou la reconnaissance du proposant dans le cadre d’une procédure de demande écrite, verbale ou électronique.
• Le consentement du proposant est sollicité par nos compagnies sous l’égide de Groupe d’assurance South Western ou par des courtiers référents dans une finalité spécifique.
• Le courtier doit fournir au candidat une copie de sa politique de confidentialité et doit informer Groupe d’assurance South Western de tout retrait de ce consentement par un proposant ou un assuré ;
• Le courtier peut obtenir le consentement du proposant par l’intermédiaire de son représentant autorisé, tel qu’un tuteur légal, un agent ou un détenteur d’une procuration.

Un proposant a le droit de refuser de fournir les informations demandées ou de retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels par Groupe d’assurance South Western. Toutefois, si un proposant refuse de fournir certains renseignements personnels ou retire son consentement, Groupe d’assurance South Western peut être dans l’incapacité de fournir une garantie d’assurance.

Groupe d’assurance South Western s’assure que tous les renseignements personnels sont cryptés pendant la transmission et au repos, et que l’accès est limité au personnel autorisé. Des mesures de sécurité supplémentaires, telles que le contrôle d’accès sécurisé, des audits réguliers et l’adhésion aux pratiques de cybersécurité standard de l’industrie, sont en place pour empêcher l’accès non autorisé ou les violations.

Les renseignements personnels sont des données concernant une « personne physique identifiable ». Il s’agit de renseignements qui, seuls ou combinés à d’autres données, permettent de vous identifier en tant que personne physique.

Les renseignements personnels recueillis pour chaque finalité identifiée varient en fonction du type d’assurance demandé, mais comprennent des identifiants personnels (noms, adresses, numéros de NAS, permis de conduire, etc.), des données financières, des antécédents en matière d’assurance et des informations relatives aux réclamations.

Groupe d’assurance South Western ne recueillera, n’utilisera et ne divulguera les renseignements personnels que dans la mesure où cela est nécessaire aux fins déterminées ou si la loi l’exige. Nous ne conserverons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités identifiées.

Groupe d’assurance South Western peut stocker certaines données dans des juridictions situées en dehors du Canada et peut partager des informations avec des sociétés tierces situées en dehors du Canada.

Groupe d’assurance South Western demande aux courtiers référents de maintenir les renseignements personnels du proposant et de l’assuré aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins identifiées.

Groupe d’assurance South Western protégera les renseignements personnels du proposant et de l’assuré par des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements. Les mesures de sécurité varieront en fonction de la sensibilité, du format, de l’emplacement et du stockage des renseignements personnels.

Les personnes physiques ont le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Groupe d’assurance South Western et le droit de demander des corrections à leurs renseignements personnels s’ils pensent qu’ils sont inexacts ou incomplets en faisant une demande formelle et écrite à notre responsable de la protection de la vie privée mentionné ci-dessous.

Groupe d’assurance South Western est responsable de tous les renseignements personnels sous son contrôle et a désigné un responsable de la protection de la vie privée qui doit rendre compte à la direction générale du respect de la politique de protection de la vie privée par South Western.

Vous pouvez contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse PrivacyOfficer@swgins.com.

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse de South Western à une demande de renseignements ou à une plainte relative à la protection de la vie privée, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pendant les heures de bureau au 1-800-282-1376 ou à l’adresse www.privcom.gc.ca.